Schreiben, für die ein Gesetz die Schriftform anordnet, wie z. B. Widersprüche oder formgebundene Anträge, können nicht durch E-Mail übermittelt werden. Dies ist bei der Stadt Hann. Münden derzeit auch nicht im Rahmen der Vorschriften des Verwaltungsverfahrensgesetzes durch eine qualifizierte Signatur möglich.

In diesen Fällen kann die Papierform mit Unterschrift (z. B. Brief) verwendet werden.

Entsprechend § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes Niedersachsen kann eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform in vielen Fällen durch die so genannte "elektronische Form" ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein Dokument anstelle einer handschriftlichen Unterschrift mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen sein muss.

Die Stadt Hann. Münden nimmt aus technischen und organisatorischen Gründen zurzeit noch keine verschlüsselten und signierten E-Mails an. Dies hat zur Folge, dass Dokumente, die einem Schriftformerfordernis unterliegen, nicht in elektronischer Form übersendet werden können. Auch vertrauliche Informationen sollten nicht auf elektronischem Wege übermittelt werden. In diesen Fällen kann bis auf weiteres auf die papiergebundene Kommunikation ausgewichen werden.

Soweit also eine förmliche Zustellung erforderlich ist, ist zu beachten, dass dies auf elektronischem Wege leider nicht möglich ist.