Vorlage - BesV/0005/21  

Beschlussvorschlag:

Der Rat beschließt sich gemäß § 69 des Niedersächsischen Kommunalverfassungsgesetzes (NKomVG) eine Geschäftsordnung zu geben.

Sachverhalt, ggf. mit gesetzlichen Grundlagen:

Gemäß § 69 Nieders. Kommunalverfassungsgesetz (NKomVG) gibt sich der Rat eine Geschäftsordnung (GO). Diese soll insbesondere Bestimmungen über die Aufrechterhaltung der Ordnung, die Ladung und das Abstimmungsverfahren enthalten.

Zur Beurteilung der Notwendigkeit von inhaltlichen Regelungen der Geschäftsordnung ist die Einteilung der zwingenden bzw. möglichen Regelungen in folgende 3 Gruppen hilfreich:

• Absolute Pflichtregelungen, die aufgrund der gesetzlichen Vorgabe in der GO geregelt werden müssen (Beispiel: Nähere Einzelheiten über die Bildung von Fraktionen und Gruppen, vgl. § 57 Abs. 5 NKomVG und Protokoll, vgl. § 68 S. 4 NKomVG.)
• Bedingte Pflichtregelungen, die in dem Fall, dass sie („freiwillig“) geregelt werden sollen, inhaltlich zwingend in der GO geregelt werden müssen (Beispiel: Verkürzte Ladungsfrist beim Verwaltungsausschuss, vgl. § 78 Abs. 4 S. 2 NKomVG).
• Freiwillige Regelungen, beispielweise zur Konkretisierung des Antragsrechtes, der Behandlung von Anfragen, der Ordnung in den Sitzungen, Redezeiten etc.

Es kann verwaltungsseitig nur unterstellt werden, dass sich die zu Beginn der Wahlperiode 2016-21 vom Rat beschlossene Geschäftsordnung im Wesentlichen bewährt. Sie wurde nur einmal im Jahr 2018 im § 18 (Protokoll) vom Rat verändert und liegt dieser Vorlage in dieser aktuellen Fassung als Anlage 1 bei.
Anders als zu Beginn der Wahlperiode 2016 die „elektronische Ladung“ eingeführt wurde, werden seitens der Verwaltung daher auch keine grundsätzlichen Änderungen vorgeschlagen. Die Vorteile des „Ratsinformationssystems“ als Grundlage für die elektronische Ladung und als Plattform für die (dauerhafte) Bereitstellung von Sitzungsunterlagen für Rats-, aber auch weitere Ausschuss- und Ortsratsmitglieder sind allgemein anerkannt. Der fortschreitenden Digitalisierung folgend wird daher seitens der Verwaltung angeregt, die elektronische Ladung auch für die Mitglieder der Ortsräte als Grundsatz festzulegen und einen postalischen Versand von Sitzungsunterlagen ebenso bei weiteren Mitgliedern von Ausschüssen nur noch „wo notwendig“ vorzusehen.

Wenn diesem gefolgt werden kann, wären in der Geschäftsordnung in § 24 (Geschäftsgang und Verfahren in den Ausschüssen) in Absatz 4 die Worte „oder wollen“ zu streichen.

In § 25 (Geschäftsgang und Verfahren in den Ortsräten) wäre in Absatz 2 der Satz 1 zu streichen und durch folgende Formulierung zu ersetzen: „Sollte ein Ortsratsmitglied nicht am elektronischen Einberufungsverfahren teilnehmen können, richtet es die schriftliche Erklärung hierzu an den/die Ortsbürgermeister/in zur weiteren entsprechenden Veranlassung durch die Verwaltung“. In Absatz 4, letzter Satz, werden betreffend die Bereitstellung der Protokolle ebenfalls die Worte „oder wollen“ gestrichen.

Als weitere Anlage ist dieser Vorlage das nach der jüngsten Änderung des NKomVG durch das am 19.10.21 im Nieders. Gesetz- und Verordnungsblatt (Nr. 40/2021) von den gemeindlichen Spitzenverbänden übersandte Muster für eine Geschäftsordnung beigefügt. Wie ersichtlich, entsprechen sich diese beiden Anlagen im Aufbau und Inhalt weitgehend. Bisherige örtliche Sonderregelungen (wie beispielsweise die zuvor beschriebene weiterhin bestehende Möglichkeit bei Notwendigkeit Ortsratsmitglieder per Brief zu laden) fehlen dort selbstverständlich. Andererseits können aus dem Musterexemplar bzw. den dortigen ergänzenden Anmerkungen „Spielräume“ für alternative Regelungen ersehen werden, beispielsweise zur (Nicht-)Öffentlichkeit von Ausschüssen (vgl. § 24 und Anmerkungen der Muster-GO).

Festgestellt werden kann aber auch, dass sich aus der Änderung des NKomVG kein zwingender Änderungsbedarf bezüglich der Regelungen der bisherigen GO des Rates ergibt. 

Zum Beratungsverfahren wird darauf hingewiesen, dass eine Vorbereitung des Beschlusses des Rates über „seine“ Geschäftsordnung durch den Verwaltungsausschuss (VA) formell nicht erforderlich ist. Sie wird allerdings empfohlen.

Soweit der Verwaltungsausschuss eine Empfehlung zum Erlass der Geschäftsordnung abgibt, beispielsweise indem er Änderungen zur bisherigen Geschäftsordnung aufgreift oder vorschlägt und formuliert, ist beabsichtigt, jene empfohlene Fassung noch bis zur Ratssitzung als weitere Anlage zu dieser Verwaltungsvorlage beizufügen.
Nachtrag hierzu:
Die vom Verwaltungsausschuss in dessen Sitzung am 27.10.2021 zur Verabschiedung empfohlene Fassung (basierend auf der Geschäftsordnung der Wahlperiode 16-21 mit einer Streichung in § 5 Abs. 3) ist der Vorlage am 28.10.21 als Anlage 3 beigefügt worden. 

Finanzielle Auswirkungen, einschließlich Folgekosten:

Durch die Regelungen der Geschäftsordnung ergeben sich Auswirkungen auf den Verwaltungsaufwand, welcher aber in finanzieller Hinsicht als nachrangig zu bewerten ist.

Klimatische Auswirkungen:

Durch die Umsetzung des Vorhabens sind keine positiven oder negativen Auswirkungen auf die klimatische Situation bekannt oder zu erwarten, weshalb eine Umsetzung als klimaneutral bewertet werden kann.

Anlagen:

-          Bisherige Geschäftsordnung des Rates der Stadt Hann. Münden für die Wahlperiode 16-21

-          Aktuelles gemeinsames Muster einer Geschäftsordnung des NST/NSGB

-          Entwurf der zur Beschlussfassung empfohlenen Geschäftsordnung für die Wahlperiode 21-26