Elektronische Kommunikation

Schreiben, für die ein Gesetz die Schriftform anordnet, wie z. B. Widersprüche oder formgebundene Anträge, können nicht durch E-Mail übermittelt werden. Dies ist bei der Stadt Hann. Münden derzeit auch nicht im Rahmen der Vorschriften des Verwaltungsverfahrensgesetzes durch eine qualifizierte Signatur möglich.

In diesen Fällen kann die Papierform mit Unterschrift (z. B. Brief) verwendet werden.

Entsprechend § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes Niedersachsen kann eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform in vielen Fällen durch die so genannte "elektronische Form" ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein Dokument anstelle einer handschriftlichen Unterschrift mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen sein muss.

Die Stadt Hann. Münden nimmt aus technischen und organisatorischen Gründen zurzeit noch keine verschlüsselten und signierten E-Mails an. Dies hat zur Folge, dass Dokumente, die einem Schriftformerfordernis unterliegen, nicht in elektronischer Form übersendet werden können. Auch vertrauliche Informationen sollten nicht auf elektronischem Wege übermittelt werden. In diesen Fällen kann bis auf weiteres auf die papiergebundene Kommunikation ausgewichen werden.

Soweit also eine förmliche Zustellung erforderlich ist, ist zu beachten, dass dies auf elektronischem Wege leider nicht möglich ist.

Schreiben, für die kein Formerfordernis vorgeschrieben ist. Hierfür hat die Stadt Hann. Münden den Zugang nach Maßgabe der folgenden technischen Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation eröffnet.

Für die elektronische Kommunikation per E-Mail finden sich im Internetangebot E-Mail-Adressen einzelner Fachdienste und Fachbereiche oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Wenn Interessierte per E-Mail an die Stadt Hann. Münden herantreten, antworten die städtische Mitarbeiterin oder der städtische Mitarbeiter per E-Mail, wenn es sich um allgemeine Informationen handelt. Vertrauliche Daten werden nicht per E-Mail versendet. In diesem Fall antwortet die Stadtverwaltung auf dem Postweg.

Möchten Anfragende E-Mails mit Dateianhängen an die Stadt Hann. Münden versenden, so sollten diese beachten, dass die Stadtverwaltung Hann. Münden nicht alle auf dem Markt vorhandenen Dateiformate unterstützt. Folgende Dateiformate können verarbeitet werden:

• Internetseiten (.htm/.html),
• Portable Document Format (.pdf),
• Rich Text Format (.rtf),
• Microsoft Word (.doc, .docx),
• Microsoft Excel (.xls, .xlsx),
• Microsoft Powerpoint (.ppt, .pptx),
• Libre/OpenOffice.org Write (.odt),
• Libre/OpenOffice.org Calc (.ods),
• Bilddateien (.png/.gif/.jpg/.tif/.bmp),
• Text (ASCII/UTF-8) (.txt).

Für alle Formate gilt, dass interaktive Inhalte, wie zum Beispiel Makros oder Flash, aus Sicherheitsgründen nicht verarbeitet werden, und E-Mails und Dateien mit solchen Inhalten ggf. abgewiesen werden.
Werden abweichende Dateiformate verwendet, so kann die E-Mail nicht bearbeitet werden. Sofern eine E-Mail nicht verarbeitbar ist, werden Sie durch den Empfänger darüber informiert. Dieser Fall kann z.B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

E-Mails werden nur bis zu einer Gesamtgröße von 20 Megabyte angenommen. Bei umfangreichen E-Mails ist zudem mit längerer Zustellzeit zu rechnen ist.

Wegen der generellen Unsicherheit im E-Mail-Verkehr und der Verwendung von SPAM-Filtern kann nicht gewährleistet werden, dass eine versandte E-Mail den Adressaten erreicht.

Diese Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Hann. Münden, der Stadtentwässerung und des Betriebs Stadtwald und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z.B. sonstige städtische Unternehmen und Betriebe der Stadt Hann. Münden, andere Kommunen oder Landesbetriebe.

Sollten Sie Fragen zu den technischen Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation mit der Stadt Hann. Münden haben, können Sie sich an die EDV-Abteilung der Stadt Hann. Münden wenden.